Chcesz zautomatyzować bałagan? Przygotuj się na… jeszcze większy bałagan

Klienci przychodzą i piszą do nas z nadzieją, że n8n, Make w połączeniu z AI w jeden dzień rozwiążą wszystkie ich problemy – te z brakiem czasu i te ze zbyt dużymi kosztami. Słyszę wtedy: „Ula, mamy tyle roboty, potrzebujemy automatyzacji najlepiej na wczoraj. Jak to zrobić? Od czego zacząć?”.
Siadamy wtedy wspólnie przy „stole” i często okazuje się, że w firmie panuje taki bałagan procesowy, że ja nie jestem w stanie tych działań przenieść do żadnego narzędzia. Automat, w przeciwieństwie do człowieka, nie domyśli się, co autor miał na myśli. Dlatego zawsze zaczynamy od posprzątania „placu budowy”, a dopiero gdy wypracujemy solidne fundamenty, siadamy do tworzenia automatyzacji.

Dlaczego n8n czy Make nie naprawi chaosu?

Wyobraź sobie, że masz w firmie szafę z dokumentami, w której panuje totalny chaos. Są tam faktury, urzędowe pisma, oferty skierowane do klientów, kartoteki pracowników, luźne listy itd. Nic nie jest uporządkowane, a Ty „wpuszczasz” do tej szafy osobę zgarniętą prosto z ulicy z nadzieją, że zrobi porządki i na dodatek nic nikomu nie przekaże.

To się nie uda. Ta osoba prędzej czy później pomyli dokumenty i wyśle poufną umowę nie tam, gdzie trzeba. Z automatyzacją jest tak samo. n8n to ten „pracownik z ulicy” – zrobi dokładnie to, co mu każesz, krok po kroku, ale jeśli Ty nie wiesz, do której szuflady włożyć każdy z dokumentów, to on tym bardziej nie będzie wiedział. Nawet jak podłączymy do n8n LLM-a, to nie mamy gwarancji, że on ten chaos zrozumie. Sztuczna inteligencja, choćby była „najmądrzejsza”, nie domyśli się Twoich intencji, jeśli proces nie jest spójny.

Bez Twoich jasnych instrukcji AI będzie tylko błądzić, a co gorsza – jeśli użyjesz ogólnodostępnego LLM-a, ryzykujesz wyciek danych, a to prosta droga do kłopotów. Automatyzacja to proces logiczny. Automat jest świetnym pracownikiem, ale potrzebne są mu dokładne wytyczne.

Po pierwsze kartka papieru

Pracę z automatyzacją zaczynam od „brudnej roboty”, o której rzadko pisze się w folderach reklamowych – od rozrysowania wszystkiego na kartce „na sucho”. Ustalam z klientem, co jest sygnałem startowym (triggerem) procesu – może to być wciśnięcie „Wyślij” na formularzu kontaktowym umieszczonym na firmowej stronie. Następnie ustalamy, skąd wpadają i gdzie dalej mają lecieć dane. Czy zapisać je w Google Sheets, a może gdzieś w CRM-ie? Ustalamy, czy wykorzystujemy w procesie sztuczną inteligencję, a jeśli tak, to jaką? I najważniejsze: czy na końcu przed ostatecznym krokiem, ktoś musi kliknąć „Akceptuję”?

W trakcie omawiania procesu z klientem zwykle okazuje się, że duża część czynności jest wykonywana „bo tak się zawsze robiło”, mimo że nikomu nie służą i tylko gmatwają całość, zamiast ją upraszczać. Automatyzacja to idealny moment na porządki wewnątrz firmy. Nie ma sensu powielać chaosu – lepiej go po prostu usunąć.

Po drugie myśl kawałkami

W poprzednim artykule pisałam, żeby „myśleć kawałkami” i to podejście jest dla mnie kluczowe. Nie budujemy od razu całego „cyfrowego biura”. Wybieram z klientem jeden, najprostszy, ale najlepiej opisany proces, a jak takiego nie ma, to go razem tworzymy.

Weźmy dla przykładu proces automatyzacji ofert, z którym przyszedł do mnie jeden z klientów. Wszystko brzmiało dobrze do momentu, kiedy przyznał mi się, że zapytania spływają na jego osobistą pocztę. A poczta wygląda dokładnie jak ta szafa opisana wyżej – maile prywatne, faktury, powiadomienia z banku i dane, których pod żadnym pozorem nie udostępniamy dalej…

Co w takiej sytuacji? Nie podpinam sztucznej inteligencji pod całą tę szafę, żeby zgadywała, co jest zapytaniem od klienta, a co rachunkiem za prąd. W pierwszym kroku tworzę formularz na stronie internetowej (lub całą stronę z formularzem, jeżeli jest taka potrzeba) i kieruję zapytania ofertowe na dedykowaną, firmową skrzynkę.

Dopiero gdy dane zostaną uporządkowane i będziemy mieć pewność, że są w jednym miejscu, możemy przekazać je do analizy LLM-owi. Małymi krokami do celu.

Po trzecie Ty tu rządzisz (Human in the loop)

Nawet najlepiej ułożony proces potrzebuje ludzkiego oka. Układając automatyzację, zawsze zostawiam „miejsce na człowieka”. Zapytasz dlaczego?

Wróćmy na chwilę do automatycznego wysyłania ofert, z którym przyszedł do mnie klient. Ofertę składa do kupy LLM, a one czasami lubią trochę „pofantazjować”. Nawet kiedy się im mówi, żeby tego nie robiły, to raz na jakiś czas, nie znalazłszy danych w dostarczonych dokumentach, dopisują coś od siebie. I tak w ofercie miało być 1000 złotych za usługę, a nagle znajduje się w niej o jedno zero więcej… Dlatego zanim oferta trafi do klienta, ktoś powinien ją zatwierdzić. Automatyzacja ma Cię odciążyć, ale to Ty masz mieć ostatnie słowo i pewność, że w świat idzie coś, co przeszło przez Twoje ręce.

Podsumowanie

Automatyzacją z n8n i LLM można zdziałać wiele, ale tylko wtedy, gdy stoi na solidnych fundamentach. Jeśli czujesz, że w Twojej firmie procesy przypominają splątane kable za szafą RTV – nie martw się, od tego jesteśmy my. W UMS Fusion pomagamy je najpierw rozplątać i opisać, a dopiero potem uruchomić system, który naprawdę Cię odciąży. Odzyskasz czas tylko wtedy, gdy przestaniesz gonić własny ogon w chaosie.

Masz wrażenie, że Twój proces jest zbyt skomplikowany na automat? Na bezpłatnej konsultacji spróbujmy go wspólnie rozłożyć na części pierwsze. Może się okazać, że rozwiązanie jest prostsze, niż myślisz!